Для того чтобы правильно выбрать кассовый аппарат, малым предприятиям, работающим в сфере ЖКХ, надо обратить внимание на два фактора его работы: во-первых, на надежность аппарата (это понятие включает в себя доступность и дешевизну ремонта и наличие запасных частей), а во-вторых, на его функциональные возможности и сервисные функции. Для предприятия, работающего в сфере ЖКХ, наибольшее значение будет иметь возможность перемещения кассового аппарата, его мобильность и простота в эксплуатации, то есть портативные варианты ККМ. Покупка и эксплуатация контрольно-кассовой машины имеет некоторые специфические особенности.

Согласно ст.3 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ организации могут применять только ту кассовую технику, которая включена в соответствующий Государственный реестр. Прежде этот реестр вела Государственная межведомственная экспертная комиссия по ККМ (ГМЭК), данная комиссия упразднена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2004 №215.. Вместе с тем в п.2 ст.3 Закона N 54-ФЗ сказано, что Госреестр ККТ должен вести федеральный орган исполнительной власти, который определит Правительство РФ. Такой орган до сих пор не определен. ФНС России как ведомство, контролирующее применение ККТ, периодически издает письма с указаниями, какие кассовые аппараты подлежат регистрации в налоговых инспекциях. В настоящее время в налоговых инспекциях регистрируется ККТ, оснащенная шифровальными средствами защиты фискальных данных (с электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ) (ККТ с фискальной памятью с 1 июля 2004 года исключена из Государственного реестра ККМ на основании решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (протокол N 1/77-2004 от 12.03.2004).

Перед тем как начать эксплуатировать приобретенные контрольно-кассовые аппараты предприятию необходимо их зарегистрировать в налоговых органах

Ранее регистрация ККМ производилась по месту нахождения предприятия, под которым понимались предприятия (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организации, учреждения, их филиалы и другие обособленные подразделения (далее предприятия).

Закон о ККТ установил новый порядок регистрации ККТ: в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика. Таким образом, регистрация ККМ будет производиться по месту учета малого предприятия, работающего в сфере ЖКХ, в качестве налогоплательщика.

До вступления в силу Закона о ККТ действовал такой порядок: перед тем, как регистрировать кассовый аппарат, нужно сначала заключить договор о ее техническом обслуживании в ЦТО. Там же аппарат должен быть опломбирован во всех местах соединения его частей (для этого в каждом ЦТО есть специальная таблица установки пломб в зависимости от модели), кроме того, на него должны быть наклеены голограммы. Сейчас ЦТО в законе вообще не упоминаются, а старый закон прекратил свое действие, из чего следует, что договоры о техническом обслуживании в обязательном порядке заключать на сегоджняшний день не нужно.

Неясностей в новом законе очень много: раз ЦТО там даже не упомянуты, неизвестно, кто должен будет заниматься опломбированием аппаратов, - ведь это требование сохранилось, а при регистрации ККТ налоговики будут проверять наличие пломб.

Требование налоговых органов о наличии заключенного договора технического обслуживания с ЦТО для регистрации ККТ неправомерно, что подтверждают и представители ФНС России: «Заключать или нет договор технического обслуживания - решать только владельцу кассового аппарата, и никто его не может заставить это делать. Когда правительство даст указание, будут разработаны специальные инструкции и разъяснения по этому закону, которые обязательно затронут и вопрос с ЦТО».

Ранее порядок регистрации ККМ в налоговых органах определялся Приказом Госналогслужбы РФ от 22 июня 1995 г. № ВГ-3-14/36 «Об утверждении Порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах» (далее – Порядок), приведенным в приложении 3. В настоящее время этот Порядок продолжает действовать, но – в части, не противоречащей принятому Закону о ККТ. Как уже было отмечено выше, на данный момент существует много неясностей, связанных с регистрацией ККТ в налоговых органах.

Возможно все неясности, связанные с регистрацией ККТ, будут разрешены после утверждения Правительством РФ специального порядка.

Тем не менее, в настоящее время для регистрации ККТ в налоговых органах, где предприятие стоит на учете, требуют следующие документы:
• заявление о регистрации ККМ (приложение № 1 к Порядку);
• Карточку регистрации ККМ в двух экземплярах (приложение № 2 к Порядку);
• технический паспорт ККМ (оригинал и копию);
• паспорт версии ККМ (оригинал и копию);
• журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 - он должен быть с пронумерованными страницами, прошнурован, заверен печатью организации, а также подписями директора и главного бухгалтера;
• договор на техническое обслуживание ККМ в ЦТО (оригинал и копию);
• журнал вызова технического специалиста по форме №КМ-8 с отметкой об оклейке ККМ марками – пломбами.

Кроме того, некоторые налоговые инспекции требуют и другие документы. Например, оригиналы и копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, а также копии последнего баланса с отметкой налогового инспектора.

Если вы приобретаете ККТ, уже побывавшую в эксплуатации, то в налоговых органах наверняка потребуют от вас копию "старой" регистрационной карточки ККТ. Налоговики проверят, есть ли на ней отметка налогового органа о снятии аппарата с учета.

Более точный перечень документов, необходимых для регистрации ККТ, Вы можете уточнить в инспекции ФНС, в которой вы стоите на учете.

Получив документы, налоговики в течение пяти дней обязаны зарегистрировать кассовую машину. Причем за эти же дни инспектор, который занимается регистрацией ККТ, должен проверить ваш аппарат. В большинстве налоговых инспекций установлены приемные дни, когда вы должны привезти машину для проверки. Впрочем, иногда налоговики сами приезжают туда, где установлены ККТ.

По окончании процедуры регистрации налоговый инспектор заполняет вашу Карточку регистрации ККМ и подписывает ее у начальника инспекции. Эту Карточку выдадут вам - она должна храниться там, где эксплуатируется кассовый аппарат.

Приобретение и ввод ККТ в эксплуатацию отражаются в бухгалтерском учете малого предприятия, работающего в сфере ЖКХ, следующим образом.

Так как контрольно-кассовая машина служит более одного года, то она учитывается в составе основных средств. Это следует из пункта 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н. Причем в стоимость кассового аппарата следует включать не только суммы, уплаченные продавцу, но и затраты на его доставку, установку и ввод в эксплуатацию, то есть расходы, без которых невозможно использовать кассовый аппарат.

Цены на контрольно-кассовую технику могут быть разными.

ККТ, стоимостью менее 10 000 руб. в бухгалтерском учете разрешено списывать сразу, как только введут в эксплуатацию (п.18 ПБУ 6/01). Однако, не смотря на списание стоимости оборудования, оно все же должна учитываться и инвентаризироваться. Поэтому бухгалтеру малого предприятия, работающего в сфере ЖКХ, следует оформить инвентарную карточку на ККТ (форма № ОС-6), в которой отражаются все сведения о списанном аппарате. В налоговом учете основные средства, которые стоят меньше 10 000 руб., не включаются в амортизируемое имущество (статья 256 НК РФ). Стоимость такого имущества следует относить на материальные расходы (подп.3 п.1 ст.254 НК РФ). Причем данные материальные расходы считаются косвенными, а, следовательно, уменьшают налогооблагаемый доход того отчетного периода, в котором кассовая машина была введена в эксплуатацию, но не ранее ее регистрации в налоговой инспекции.

Пример 1
В феврале 2004 года ЗАО «Теплый дом», расположенное в Москве, приобрело и оплатило кассовый аппарат «Меркурий 115Ф» за 9 440 руб. (в том числе НДС – 1 440 руб.). В офис ЗАО «Теплый дом» продавец доставил аппарат за 295 руб. (в том числе НДС – 45 руб.), оплата была произведена в феврале.
В марте ЗАО «Теплый дом» заключило договор с ЦТО на техническое обслуживание. В этом же месяце ККТ была зарегистрирована в налоговой инспекции и передана в эксплуатацию.
В феврале 2004 года в бухгалтерском учете ЗАО «Теплый дом» были сделаны следующие записи:

Если стоимость кассового аппарата больше 10 000 руб., то ее нужно включить в состав амортизируемых основных средств. Чтобы рассчитать, какой будет сумма амортизации, нужно выбрать метод, которым ее станут начислять и определить срок полезного использования ККТ.

Работа бухгалтера малого предприятия, работающего в сфере ЖКХ, значительно упростится, если и в бухгалтерском, и в налоговом учете будет применяться один и тот же метод. А для этого стоит остановить свой выбор на линейном методе.

Для целей налогообложения этот срок службы кассовой машины устанавливают, руководствуясь Классификацией основных средств, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. №1. В бухгалтерском же учете срок службы объекта определяют самостоятельно. Впрочем, Правительство РФ рекомендует организациям использовать Классификацию и для бухгалтерского учета. Это дает вам возможность установить в бухгалтерском и в налоговом учете одинаковый срок полезного использования ККТ.

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 кассовые аппараты (код 14 3010020) - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда. А такие средства попадают в IV амортизационную группу. То есть срок полезного использования кассовой машины составляет от пяти лет и одного месяца до семи лет включительно.

Не все организации покупают новые кассовые аппараты. Кому-то приходится довольствоваться машинами, уже побывавшими в эксплуатации. И если стоимость подержанной ККТ больше 10 000 руб., то нужно начислять амортизацию. А как определить срок службы такого аппарата? Для этого уменьшите установленный срок полезного использования ККТ на тот период, в течение которого данный аппарат служил своему прежнему владельцу. Такой порядок оговорен в пункте 12 статьи 259 Налогового кодекса РФ. На наш взгляд точно так же нужно поступать и в бухгалтерском учете. Поэтому в подобных случаях от продавца необходимо требовать документы, в которых будет указан срок эксплуатации машины.

Пример 2
В феврале 2004 года ЗАО «Теплый дом» купило кассовый аппарат «Миника 1103» за 14160 руб. (в том числе НДС - 2160 руб.). С ЦТО был заключен договор на техническое обслуживание. Услуги ЦТО по вводу ККТ в эксплуатацию обошлись ЗАО «Теплый дом» в 590 руб. (в том числе НДС - 90 руб.).
В этом же месяце ЗАО «Теплый дом» зарегистрировало этот аппарат в налоговой инспекции и получило Карточку. Тогда же «Миника 1103» была учтена в составе основных средств.
Бухгалтер ЗАО «Теплый дом» установил одинаковый срок службы и в бухгалтерском и в налоговом учете - 5 лет и 1 месяц (61 месяц). Однако продавец аппарата использовал его уже в своей деятельности в течение 12 месяцев. Получается, что срок, в течение которого стоимость кассового аппарата будет списываться на затраты, составляет 49 месяцев (61 - 12). Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным методом. В феврале в бухгалтерском учете ЗАО «Теплый дом» сделаны следующие записи: